Les conseils pour une gestion de parc d’imprimante efficace ?

Votre entreprise ou organisation dispose-t-elle d’un parc d’impression ? Sachez qu’une bonne gestion de parc d’imprimante est indispensable pour assurer la réduction des coûts d’impression et productivité de la structure. La question étant : « comment faire ? ». Pour vous aider à y voir clair, découvrez quelques conseils pour maîtriser votre infrastructure d’impression.

Faire un état des lieux du parc d’imprimante

Découvrez l’utilité d’un état des lieux de votre parc d’impression et les informations à récolter.

À quoi sert un état des lieux ?

Pour optimiser la gestion de parc d’imprimante de votre structure, il faut déjà connaître la situation actuelle. Un état des lieux vous permet de comprendre les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces de votre projet. En pratique, cette première étape vous amène à poser les bonnes questions. L’idée est d’obtenir une cartographie regroupant toutes les informations sur votre parc d’impression et de copie. Ces informations vont servir à identifier les besoins et les points à améliorer. De là, vous pouvez définir des objectifs et mettre en place une stratégie efficace de MPS ou Managed Print Services.

Quelles informations faut-il récolter ?

Informez-vous en premier lieu sur les périphériques d’impression disponibles dans votre environnement de travail. Quels sont les outils d’impression que vous utilisez ? Y a-t-il des imprimantes professionnelles MFP ou MFC, des photocopieurs, des scanners et des fax ? Ensuite, intéressez-vous aux comportements et habitudes d’impression dans votre structure. Le flux d’impression est-il raccord avec les besoins d’impression ? L’impression couleur est-elle essentielle ? En dernier, pensez aux différents coûts liés au service d’impression. Il y a entre autres le coût de la maintenance du matériel d’impression et des fournitures (papiers et cartouches d’encre).

Utiliser une solution de gestion de parc d’imprimante

Découvrez l’outil pour assurer la gestion de parc d’imprimante et ses utilités.

Quel outil utiliser pour gérer un parc d’impression ?

De nos jours, il existe des outils pour piloter et contrôler un parc d’impression et de copie. Il est question d’un logiciel de gestion électronique de documents (GED), plus précisément d’une solution logicielle de gestion des impressions. Ces solutions de gestion de parc d’imprimante proposent de nombreuses fonctions d’impression pour suivre, gérer et gouverner un environnement d’impression. Cette solution d’impression offre de nombreux avantages pour une structure. Parmi les atouts proposés, on cite l’accès à des rapports détaillés sur les travaux d’impression. Cette base de données est cruciale pour analyser les besoins et rationaliser le parc d’imprimante.

Quelles sont les utilités d’un logiciel de gestion des impressions ?

Parmi les fonctionnalités proposées, on cite le système d’authentification. Cette fonction limite l’accès aux périphériques en ajoutant un contrôle d’identité sur le panneau de contrôle. Ainsi, pour imprimer des documents, il faut des comptes d’utilisateurs et des mots de passe ou un badge. Cette solution d’impression permet d’éviter le gaspillage des consommables des imprimantes multifonctions et des copieurs multifonctions. En plus de faire des économies sur votre budget, l’activité d’impression est sécurisée, surtout pour l’impression mobile.

D’autres utilités sont encore à découvrir en vous procurant cet outil auprès d’un fournisseur de solutions logicielles.

Mettre à jour le matériel d’impression régulièrement

Découvrez pourquoi il faut mettre à jour le matériel et les logiciels de vos périphériques d’impression.

Pourquoi renouveler les périphériques de son parc d’imprimante ?

Chaque matériel informatique possède ce que l’on appelle un cycle de vie. Ce dernier correspond à la durée de vie ou le temps d’utilisation spécifique à chaque matériel. L’imprimante multifonction, le photocopieur et les autres matériels d’impression n’échappent pas à cette règle. Lorsque le matériel d’impression dépasse son cycle de vie, il y a un risque de perte de performance. Les pannes et les incidents peuvent se présenter à n’importe quel moment, et ce, de manière fréquente. Aussi, pour rester productif et proactif, il faut respecter le cycle de vie des appareils. Acheter une nouvelle gamme d’imprimantes locales est à considérer pour atteindre un certain volume d’impression.

Pourquoi mettre à jour les programmes d’un périphérique d’impression ?

Tout comme les appareils ont besoin d’être renouvelés, les programmes doivent être maintenus à jour. Une imprimante multifonction ou tout autre périphérique d’impression requiert des mises à jour pour plusieurs raisons. Premièrement, les mises à jour permettent de corriger les failles de sécurité des logiciels comme les systèmes d’impression et le pilote d’imprimante. La mise à jour de vos périphériques est capitale pour la sécurité des données imprimées. Deuxièmement, les mises à jour évitent aux programmes d’être obsolètes. Il est donc impératif d’installer la mise à jour automatique pour éviter les problèmes comme la connectivité.

Faire appel à des professionnelles de l’impression

La gestion de parc d’imprimante n’est pas chose aisée, en particulier si les volumes d’impression de votre entreprise sont grands. Si tel est le cas, il est préférable de recourir à des professionnels pour gérer vos périphériques d’impression. La gestion déléguée ou infogérance des services d’impression est l’assurance que vos imprimantes connectées sont entre de bonnes mains. L’externalisation est surtout pratique pour une PME en pleine croissance. Cette option permet de disposer des effectifs et des compétences nécessaires à la bonne gestion des flux d’impression. Déléguer cette responsabilité permet aussi de gagner du temps et de se concentrer sur son activité.